Emetre factura
Passos a seguir
1. Comunicar la finalització del servei
El responsable de la prestació de serveis ha de comunicar a la Unitat de Suport a la Recerca de l'ETSAB (USR-ETSAB) quan el servei hagi estat efectivament prestat. La factura no es pot emetre abans.
2. Reconeixement d’execució de tasques
Per tal de deixar constància de les tasques realitzades i evitar problemes d’impagaments derivats d’interpretacions diferents sobre el grau de compliment dels serveis, la UPC recomana formalitzar un certificat per acreditar de manera formal l’execució de les tasques amb aquest model.
Aquest document es pot utilitzar com a mitjà de prova en cas d'existència de conflicte entre les parts.
3. Emetre la factura des de la UPC
Per mitjà d'un albarà, el responsable declara que el servei, l'assistència tècnica o la consultoria ha estat realitzada.
Les dades que el responsable fa constar a l'albarà, són les que la UPC utilitzarà de base per confeccionar la factura, i han de coincidir amb les que consten a l’oferta inicial acceptada pel client.
Trobareu el model d’albarà en aquest enllaç.
Les condicions de pagament o el venciment de les factures és de 30 dies (sempre que no s’indiqui un altre període).
En cas que la UPC hagi d’emetre la factura electrònicament, és imprescindible demanar a l’entitat/empresa client els codis DIR3.
4. Enviar la factura a l’empresa o entitat client
La USR-ETSAB envia la factura directament al client amb còpia al responsable de la prestació de serveis.
Per tenir constància de l'enviament de la factura, la UPC les envia sempre per correu electrònic des del programa de comptabilitat, o per plataforma electrònica en cas d'una entitat pública. D’aquesta forma es facilita la recepció per part del destinatari i, en cas de ser necessari, es podrà utilitzar com a prova en un procediment de reclamació judicial.
5. Rebre l’ingrés de la factura
El gestor de projectes envia al responsable del servei un email automàtic en el moment en què la UPC comptabilitza l’ingrés al seu compte de serveis.
6. En cas d’impagat
El gestor de projectes envia al responsable del servei un email automàtic notificant l’impagament de la factura dins del termini establert i s’activa el protocol de reclamació del deute establert per les Directrius per a la reducció i gestió de la morositat a la UPC.
El primer pas del protocol és que el responsable de l'emissió de la factura es posi en contacte amb el client per informar-lo que la factura consta com a impagada a les bases de dades de la universitat i sol·liciti quina és la previsió de pagament.
En cas de mantenir-se l’impagament, el protocol de reclamació del deute requereix la col·laboració estreta entre el responsable del servei, la USR-ETSAB i la Unitat de Cobraments de l’Àrea de Recerca.